HubSpot fait partie de ces outils qui reviennent dans toutes les conversations dès qu’on parle CRM, marketing automation ou inbound. Mais derrière le storytelling bien huilé, que vaut vraiment la plateforme au quotidien pour une PME ou une startup ?
Dans cet article, on va regarder HubSpot sans filtre : fonctionnalités, coûts (les vrais, pas que ceux affichés en landing page), avantages, limites, et retours d’utilisateurs – notamment côté PME qui n’ont pas les budgets d’un grand compte.
HubSpot, c’est quoi exactement (et pour qui) ?
HubSpot, c’est avant tout une suite de logiciels orientée autour d’un CRM gratuit, sur lequel viennent se greffer plusieurs “Hubs” payants :
- Marketing Hub : email marketing, automation, formulaires, landing pages, segmentation…
- Sales Hub : gestion du pipeline, séquences de prospection, rappels, devis, e-signatures.
- Service Hub : gestion du support client, tickets, base de connaissances, chat.
- CMS Hub : création et gestion de site web ou blog directement dans HubSpot.
- Operations Hub : automations avancées, synchronisation de données, nettoyage de base.
La promesse : tout centraliser dans un même outil, pour aligner marketing, ventes et service client autour d’une seule base de données.
En pratique, HubSpot est particulièrement adapté :
- Aux PME B2B qui ont un cycle de vente un minimum structuré et plusieurs commerciaux.
- Aux startups en phase de croissance qui veulent industrialiser marketing & sales.
- Aux boîtes qui ont déjà commencé à générer du trafic et des leads, mais manquent de process.
Si vous êtes en toute première phase d’activité, avec peu de leads et un cycle de vente très simple, HubSpot risque d’être un peu “too much” au début – mais son CRM gratuit peut déjà servir de base.
Les fonctionnalités clés : ce que HubSpot fait bien (et moins bien)
HubSpot est très large. Pour rester utile, on se concentre sur ce que la plupart des PME utilisent vraiment.
Le CRM gratuit : suffisant pour démarrer ?
Le CRM est le cœur du système. La version gratuite permet déjà :
- De créer des fiches contacts, entreprises et deals (opportunités).
- De suivre les interactions : emails, appels, réunions, notes.
- D’avoir une vue pipeline (tableau type Kanban) pour les deals.
- De connecter sa boîte mail (Gmail, Outlook) et logger les échanges.
- De voir un historique des engagements (pages visitées, formulaires remplis… si couplé aux outils marketing).
Points forts constatés chez les utilisateurs :
- Interface claire, agréable, peu “prise de tête” pour les commerciaux.
- Très bon suivi des échanges : fini les infos perdues dans des mails persos.
- La version gratuite est déjà exploitable pour un vrai usage quotidien.
Limites :
- Les champs et propriétés avancés, les règles de qualification et certaines automatisations sont vite bridés en gratuit.
- Dès que vous voulez des rapports plus poussés ou des automatisations conditionnelles, vous basculez sur du payant.
Pour une petite équipe commerciale, le CRM gratuit peut tenir un bon moment. Le basculement vers Sales Hub se justifie surtout quand vous voulez standardiser la prospection (séquences, templates, scoring…).
Marketing Hub : l’outil d’inbound qui fait parler de lui
C’est souvent par ce module que les marketers découvrent HubSpot. Il regroupe :
- Email marketing (newsletters, nurturing).
- Workflows d’automation.
- Formulaires et pop-ups.
- Landing pages et, avec le CMS, blog / site.
- Segmentation et scoring des leads.
- Reporting des campagnes.
Ce qui plaît aux équipes marketing :
- Vision unifiée du parcours : de la première visite jusqu’à la signature, tout est loggé sur la fiche contact.
- Automations scénarisées : relances en fonction des actions du lead, nurturing adapté au cycle d’achat, alertes pour les commerciaux.
- Formulaires natifs facilement intégrables sur un site WordPress.
- Reporting par campagne (multi-touch) : pratique pour défendre ses budgets.
Les points qui font grincer des dents :
- Les limites de contacts incluses dans chaque plan. Le coût grimpe vite quand la base grossit.
- Les workflows avancés (conditions, branches multiples, intégrations profondes) ne sont pas disponibles dans les petits plans.
- Les créatifs pointilleux trouvent parfois l’éditeur d’emails et de landing pages un peu “carré” par rapport à des solutions spécialisées.
Si votre priorité est d’orchestrer un funnel inbound structuré (lead magnets, nurturing, MQL, SQL…), marketing Hub prend du sens. Pour un simple envoi de newsletter mensuelle, ce sera clairement surdimensionné.
Sales Hub : industrialiser la prospection sans perdre l’humain
Côté commercial, Sales Hub ajoute une couche de productivité au CRM :
- Création de séquences de mails de prospection semi-automatisées.
- Alertes à chaque ouverture d’email ou clic sur un lien.
- Templates d’emails et snippets de texte réutilisables.
- Prise de rendez-vous via lien de meeting synchronisé au calendrier.
- Devis, e-signature, suivi des docs envoyés.
Les commerciaux apprécient :
- La possibilité de standardiser les séquences sans pour autant tout robotiser.
- Le fait de tout suivre au même endroit : pas besoin de 4 outils différents.
- Les rappels automatiques pour ne pas laisser mourir les deals dans le pipeline.
Mais :
- Les équipes qui font de la prospection très massive peuvent trouver Sales Hub un peu léger par rapport à des outils spécialisés de cold outreach.
- Pour profiter pleinement des séquences et du scoring, il faut un minimum de temps pour bien configurer le tout et aligner marketing & sales sur la notion de “lead qualifié”.
Service Hub : centraliser support et expérience client
Service Hub intéressera surtout les structures avec un flux support important :
- Gestion de tickets via email, chat, formulaire.
- Base de connaissances en self-service.
- Enquêtes de satisfaction (CSAT, NPS…).
- Vue client unifiée avec l’historique complet.
La vraie valeur se révèle quand marketing, ventes et support travaillent sur la même fiche client. Par exemple, voir immédiatement que le lead qui s’intéresse à une nouvelle offre a ouvert 3 tickets de support le mois dernier… ça change la tournure de la conversation commerciale.
CMS Hub : pour qui c’est pertinent ?
HubSpot propose aussi son propre CMS pour créer votre site ou blog. Il est :
- Intégré nativement au reste de la suite.
- Optimisé SEO “out of the box”.
- Pilotable par le marketing sans dépendre en permanence des développeurs.
Pour une PME sans structure technique dédiée, c’est un vrai plus : un seul prestataire, un seul back-office, des données centralisées.
Pour une entreprise déjà bien équipée avec un WordPress carré (thème propre, hébergement sérieux, stack SEO en place), le gain à migrer entièrement sur le CMS Hub doit être évalué avec soin. L’intégration du tracking HubSpot sur un WordPress existant suffit souvent dans un premier temps.
Coûts : la face cachée de l’iceberg HubSpot
HubSpot est célèbre pour son CRM gratuit… et pour la vitesse à laquelle la facture peut grimper quand on commence à empiler les hubs et les contacts.
Sans détailler chaque grille tarifaire (qui change régulièrement), voici les grands éléments à garder en tête.
Ce qui est vraiment gratuit
Le CRM gratuit est réellement utilisable, avec :
- Un nombre illimité de contacts (mais avec des limites sur les fonctionnalités associées).
- Des fonctionnalités de base en email, formulaires, live chat.
- Des reporting simples.
C’est un très bon point de départ pour tester l’outil, embarquer les équipes, et vérifier l’adhésion avant d’investir plus lourdement.
Ce qui fait monter la note
La facture grimpe en général sur trois axes :
- Le nombre de contacts marketing : dès que vous faites de l’emailing et du nurturing à grande échelle, le coût par tranche de contacts devient central.
- Le nombre d’utilisateurs (surtout côté Sales Hub) : plus vous avez de commerciaux, plus la ligne budgétaire grossit.
- Les fonctionnalités “Pro” ou “Entreprise” : reporting avancé, custom objects, automatisations complexes, ABM…
Un feedback récurrent de PME : “On est entrés par une petite porte, et au fil de la croissance, la facture a suivi une courbe à laquelle on ne s’attendait pas.”
D’où l’importance de :
- Bien projeter votre nombre de contacts à 12–24 mois.
- Identifier les hubs vraiment nécessaires, plutôt que de tout prendre “au cas où”.
- Prévoir un budget onboarding et formation, souvent sous-estimé.
Les retours d’utilisateurs : ce qui revient le plus souvent
En synthèse des retours que l’on voit le plus chez les PME et startups :
Les plus :
- Interface intuitive par rapport à d’autres CRM plus “rigides”.
- Excellent pour aligner marketing et ventes : tout le monde regarde la même donnée.
- Vision claire du parcours client, utile pour optimiser vos funnels.
- Énorme écosystème de ressources, tutoriels, formations (HubSpot Academy, communauté…).
- Intégrations nombreuses avec les principaux outils du marché (Slack, Google Ads, LinkedIn, WordPress, etc.).
Les moins :
- Structure tarifaire complexe et coût croissant avec l’augmentation des contacts.
- Risque de sous-utilisation des fonctionnalités si personne n’est vraiment en charge du projet.
- Certains modules restent moins puissants que des outils spécialisés (email marketing très avancé, AB testing poussé, prospection de masse).
- Migration et mise en place initiale parfois plus lourdes que prévu (surtout quand on vient d’un mix Excel + Mailchimp + WordPress + Slack…).
Un point intéressant : les utilisateurs satisfaits sont souvent ceux qui ont bien cadré l’usage dès le départ, avec un responsable interne du projet et un vrai plan de déploiement. Les déçus, eux, sont fréquemment ceux qui ont vu HubSpot comme une solution “magique” sans adapter leurs process.
HubSpot est-il adapté à votre entreprise ? Quelques scénarios types
Plutôt que de rester théorique, passons à des cas concrets.
Scénario 1 – Startup B2B en forte croissance
Vous avez déjà :
- Un trafic organique qui commence à décoller.
- Des campagnes Ads en place (Google, LinkedIn).
- Une équipe commerciale de 3–5 personnes.
Vous sentez que :
- Les leads sont mal qualifiés quand ils arrivent chez les sales.
- Le suivi des deals est artisanal et dépend beaucoup des individus.
- Vous manquez de visibilité sur ce qui marche vraiment dans votre funnel.
Dans ce cas, HubSpot fait beaucoup de sens : CRM + Marketing Hub + Sales Hub, avec une vraie stratégie d’intégration, peut devenir votre “tour de contrôle”.
Scénario 2 – Petite PME avec cycle de vente simple
Vous avez 1 ou 2 commerciaux, peu de campagnes complexes, et un gros volume de leads ne fait pas partie de vos enjeux immédiats.
Approche recommandée :
- Démarrer avec le CRM gratuit pour structurer la data.
- Ajouter éventuellement des fonctions légères d’emailing ou de formulaires.
- Repousser l’investissement dans les hubs payants tant que votre volume de leads ne justifie pas un niveau d’automation plus poussé.
Vous gardez ainsi de la souplesse, tout en posant les bases : la migration vers un plan payant se fera beaucoup plus en douceur le jour où vous en aurez réellement besoin.
Scénario 3 – Équipe marketing très outillée, stack déjà en place
Si vous avez déjà :
- Un WordPress optimisé, bien maintenu.
- Un outil d’email marketing avancé (type Brevo, MailerLite, Klaviyo…).
- Un CRM en place (même basique).
La vraie question devient : “Ai-je besoin d’unifier tout ça dans un seul outil, ou puis-je continuer avec une stack multi-outils bien intégrée ?”
HubSpot apportera une valeur claire si :
- Vous perdez vraiment du temps à synchroniser les données entre vos outils.
- Les équipes ne se fient pas à la donnée parce qu’elle est dispersée.
- Vous souhaitez aller plus loin sur l’automation multi-canal.
Sinon, une optimisation de votre stack actuelle peut parfois suffire, à un coût plus maîtrisé.
Comment évaluer HubSpot concrètement avant de s’engager
Avant de sortir la carte bancaire (surtout sur des offres annuelles), quelques bonnes pratiques :
- Tester sérieusement la version gratuite pendant quelques semaines avec les équipes concernées.
- Lister clairement vos cas d’usage prioritaires (et non “tout ce qui serait sympa d’avoir”).
- Simuler le coût à 12–24 mois avec une hypothèse de croissance de votre base de contacts.
- Prévoir un pilote sur un segment précis (une équipe commerciale, une campagne marketing, un pays…).
- Décider en amont qui sera le ou la “product owner” HubSpot en interne, même à temps partiel.
L’outil est puissant, mais ce n’est pas lui qui écrira votre stratégie marketing ou commerciale. Il l’exécutera plus vite et mieux… si elle est claire.
Faut-il choisir HubSpot pour votre PME ou startup ?
HubSpot est une excellente plateforme pour les entreprises qui :
- Ont une ambition forte sur l’inbound et l’alignement sales/marketing.
- Sont prêtes à investir non seulement dans l’abonnement, mais aussi dans la mise en place et la formation.
- Ont déjà un minimum de traction (trafic, leads, pipeline) à structurer.
Il sera moins adapté si :
- Vous cherchez juste un outil de newsletter ou un mini-CRM léger.
- Votre modèle repose surtout sur des ventes ultra transactionnelles avec peu de suivi.
- Vous n’avez ni temps ni ressources à consacrer à l’appropriation d’un nouvel outil.
En résumé : HubSpot n’est pas une “baguette magique”, mais une vraie boîte à outils de croissance. Entre de bonnes mains, avec des objectifs clairs et une vision réaliste des coûts, il peut devenir un solide accélérateur pour votre marketing et vos ventes.