Choisir une agence HubSpot, c’est un peu comme choisir un copilote pour un long voyage inbound : si vous vous trompez, vous perdez du temps, de l’argent… et vos équipes finissent vaccinées contre tout projet CRM/marketing automation pendant plusieurs années.
À l’inverse, une bonne agence HubSpot peut transformer un simple outil en véritable moteur de croissance : processus structurés, leads mieux qualifiés, reporting lisible, équipes marketing et sales enfin alignées.
Mais comment faire le tri dans l’offre, quand tout le monde se dit « partenaire HubSpot », « certifié » et « expert inbound » ? Voici une méthode concrète pour choisir votre agence, les bons critères à regarder, les questions à poser, et les pièges à éviter.
Comprendre ce qu’une agence HubSpot doit vraiment vous apporter
Avant de parler prix, certifications et démos, il faut clarifier un point : une agence HubSpot n’est pas (juste) là pour « configurer un outil ». Elle doit vous aider à atteindre des résultats business mesurables.
Une bonne agence HubSpot doit être capable de vous accompagner sur au moins ces trois dimensions :
- Stratégie inbound et Go-To-Market : définition des personas, parcours client, messages, offres, contenus prioritaires.
- Architecture et paramétrage HubSpot : choix des hubs, structure du CRM, pipelines, automatisations, scoring, reporting.
- Accompagnement du changement : formation des équipes, documentation, rituels, amélioration continue.
Si une agence vous parle uniquement de « templates d’emails » et de « landing pages » sans jamais prononcer les mots « MQL », « SQL », « coût d’acquisition » ou « cycle de vente », fuyez.
Clarifier votre projet avant même de contacter une agence
Le meilleur moyen de bien choisir, c’est d’arriver préparé aux premiers échanges. Pas besoin d’un cahier des charges de 40 pages, mais au minimum :
- Vos objectifs chiffrés : par exemple +30 % de leads qualifiés en 12 mois, réduction du temps de traitement des leads de 50 %, meilleure visibilité sur le pipe commercial.
- Votre maturité inbound : vous partez de zéro ? Vous avez déjà un blog, des campagnes, un CRM ? Les équipes sont-elles déjà sensibilisées ?
- Votre stack actuelle : CRM existant, outils emailing, outils sales, outils d’analytics, intégrations critiques (ERP, outil de facturation, support…).
- Vos ressources internes : qui s’occupera de quoi ? Avez-vous un/une responsable marketing, un admin CRM, une équipe contenus ?
- Votre horizon de temps : projet de 3 mois pour un déploiement initial ? Accompagnement sur 12 mois ? Besoin d’un pilote rapide pour convaincre la direction ?
Plus votre contexte est clair, plus vous pourrez évaluer si l’agence comprend vos enjeux… ou récite un discours générique.
Les critères essentiels pour choisir une agence HubSpot
Passons aux critères concrets. Voici ceux qui, dans la pratique, font la différence entre un partenaire stratégique et un simple prestataire d’implémentation.
Niveau de partenariat HubSpot… mais pas seulement
HubSpot distingue plusieurs niveaux de partenaires : Gold, Platinum, Diamond, Elite. C’est un bon indicateur de volume d’affaires et d’expérience, mais ce n’est pas suffisant.
Ce que vous devez regarder :
- Le niveau officiel de partenariat : utile pour vérifier qu’ils travaillent régulièrement avec HubSpot.
- Les certifications de l’équipe : sales, marketing, CRM implementation, RevOps… Demandez qui, dans l’équipe, est certifié, et sur quoi.
- Leur spécialisation par hub : certains sont très forts sur Marketing Hub, d’autres sur Sales Hub, Service Hub ou Operations Hub. Assurez-vous que cela colle à votre besoin.
Une petite agence très spécialisée peut parfois être bien plus efficace pour un projet B2B complexe qu’un gros partenaire généraliste.
Expertise sectorielle et compréhension de votre modèle
Vous vendez un SaaS B2B avec cycle de vente long, POC, multi-décideurs ? Ou des prestations de services avec facturation récurrente ? Ou encore du B2C e-commerce ?
Votre modèle détermine :
- Le type de contenus à produire.
- La structure de vos pipelines sales.
- Les automatisations pertinentes.
- Les indicateurs clés à suivre.
Vérifiez que l’agence :
- A déjà accompagné des clients de taille et de secteur proches du vôtre.
- Connaît votre vocabulaire métier, vos cycles de décision, vos canaux d’acquisition habituels.
- Est capable de citer des cas concrets : « Pour un éditeur SaaS avec un cycle de 6 mois, nous avons mis en place… »
Si vous devez expliquer pendant 30 minutes ce qu’est un MRR ou un POC à chaque meeting, ce n’est pas bon signe.
Capacité à structurer une stratégie inbound, pas juste des campagnes
Une agence HubSpot n’est pas une simple « usine à contenus » ou à workflows. Elle doit vous aider à construire une machine d’acquisition et de conversion.
Vérifiez qu’elle sait travailler sur :
- La définition des personas et du parcours client : recherche, interviews, cartographie des points de friction et des opportunités.
- La stratégie de contenus : formats, priorisation, liens avec les offres, articulation avec SEO/SEA.
- La qualification des leads : scoring, critères MQL/SQL, règles de passage marketing → sales.
- Les SLA marketing/sales : qui fait quoi, en combien de temps, avec quel reporting.
Demandez-leur comment ils construisent une stratégie inbound. S’ils vous répondent par « on va faire des ebooks et des séquences email », c’est insuffisant. Vous avez besoin d’une méthode, pas d’une liste de livrables.
Compétences techniques HubSpot et intégrations
HubSpot n’est pas « juste » un outil de marketing automation. C’est un CRM complet avec de nombreux hubs, objets personnalisés, workflows avancés, règles de synchronisation, etc.
Sur la partie technique, vous devez évaluer :
- La maîtrise du CRM : structure de données, propriétés custom, vues, pipelines multiples, permissions.
- La maîtrise des automatisations : workflows complexes, scénarios basés sur le comportement, gestion des exceptions.
- Les compétences en intégration : connexion à votre ERP, outil de facturation, support, plateforme produit, etc.
- La gestion des migrations : reprise du CRM existant, nettoyage des données, alignement des champs.
Une bonne agence doit pouvoir vous raconter un ou deux incidents techniques qu’elle a déjà gérés (problème de déduplication, synchro CRM plantée, erreurs de tracking…) et comment elle les a résolus. S’ils n’ont « jamais eu de souci », c’est qu’ils n’ont pas assez d’expérience… ou pas assez de transparence.
Accompagnement, formation et autonomie de vos équipes
Un point souvent sous-estimé : l’adoption interne. Vous pouvez avoir le meilleur setup HubSpot du monde, si vos équipes marketing et sales ne l’utilisent pas, le projet sera perçu comme un échec.
Posez ces questions :
- Comment l’agence forme les équipes (marketing, sales, direction) ? Sessions live, documentation, vidéos, playbooks ?
- Prévoit-elle un plan d’accompagnement au changement ? Qui est impliqué, à quel moment ?
- Comment est gérée la montée en autonomie ? Objectif : que vos équipes puissent opérer HubSpot sans dépendre de l’agence pour le moindre email.
- Y a-t-il un support continu après la phase de mise en place ? Sous quelle forme (forfait d’heures, rétention mensuelle, tickets) ?
Une bonne agence ne vous infantilise pas. Elle vous accompagne pour que vous deveniez progressivement autonome, tout en restant disponible sur les points complexes.
Transparence sur la méthode de travail et la gestion de projet
Un projet HubSpot touche à plusieurs équipes et outils. Sans méthode claire, il dérape vite.
Demandez à l’agence de vous détailler :
- La structure du projet : phases, livrables, jalons clés, ateliers, validation.
- L’équipe projet : qui fait quoi côté agence ? Qui sera vraiment avec vous au quotidien ? (Et pas seulement présent au premier call de vente.)
- Les rituels : réunions hebdo, comités de pilotage, points d’avancement.
- Les outils utilisés : gestion de projet (Notion, Asana, Trello…), échanges (Slack, email), partage de documentation.
Demandez aussi ce qu’il se passe si un jalon n’est pas atteint dans les temps, ou si vous devez prioriser différemment en cours de route. Leur réponse vous en dira long sur leur flexibilité et leur maturité.
Références clients, cas concrets et chiffres
Les belles slides sont une chose, les résultats réels en sont une autre.
Demandez systématiquement :
- Des cas clients détaillés, idéalement proches de votre secteur ou de votre niveau de maturité.
- Des résultats chiffrés : augmentation des leads, réduction du temps de traitement, amélioration du taux de closing, réduction des tâches manuelles…
- La possibilité de parler à un client pour un retour d’expérience. Même un échange de 15 minutes peut être très révélateur.
Si l’agence ne peut rien partager car « tout est confidentiel », c’est souvent un signe qu’elle n’a pas de cas solides ou pas l’habitude de travailler de manière transparente.
Modèle tarifaire, ROI et alignement avec vos enjeux
Sur HubSpot, le plus cher n’est pas toujours l’agence, mais le temps interne gâché lorsque le projet est mal cadré. L’objectif n’est pas de trouver « la moins chère », mais celle qui maximise le retour sur investissement.
Évaluez :
- Le modèle de facturation : forfait de mise en place, abonnement mensuel, crédits d’heures, modèle hybride.
- Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas : contenus, campagnes, SEO, reporting avancé, intégrations sur-mesure…
- La clarté des devis : livrables détaillés, hypothèses explicites, options séparées.
- Le lien avec vos objectifs : comment l’agence relie-t-elle son travail à vos KPIs business ?
N’hésitez pas à demander un scénario de ROI : par exemple, si le projet permet d’augmenter de X % le nombre d’opportunités qualifiées et de réduire de Y % le temps passé sur l’admin, à partir de quand le projet est-il rentabilisé ?
Erreurs classiques à éviter dans le choix d’une agence HubSpot
Plusieurs pièges reviennent systématiquement dans les projets que je vois passer. Autant les anticiper.
- Choisir uniquement sur le prix : l’agence la moins chère peut coûter très cher en retard, refonte, démotivation interne.
- Confondre agence marketing généraliste et partenaire HubSpot expérimenté : maîtriser le contenu et la pub ne suffit pas, la couche CRM/process est cruciale.
- Sauter la phase de cadrage : se lancer directement dans les workflows sans stratégie ni priorisation mène à un empilement de fonctionnalités inutilisées.
- Ne pas impliquer les sales dès le début : si l’équipe commerciale découvre HubSpot le jour du lancement, vous pouvez préparer le pop-corn, ça va être sportif.
- Sous-estimer la gestion des données : une mauvaise migration ou une structure CRM bancale vous suivra longtemps.
- Aucun sponsor interne : sans sponsor côté direction et un référent opérationnel, le projet se dilue dans les urgences du quotidien.
Questions très concrètes à poser aux agences en short list
Pour passer du « beau discours » au concret, voici une série de questions que vous pouvez poser lors de vos entretiens :
- Quel est, selon vous, le principal risque dans un projet comme le nôtre ? Comment le limiter ?
- Pouvez-vous me décrire un projet HubSpot similaire au nôtre de A à Z ?
- Qui sera mon interlocuteur au quotidien ? Puis-je le/la rencontrer avant de signer ?
- Comment travaillez-vous sur la définition des MQL/SQL et l’alignement marketing/sales ?
- Quels sont les trois premiers quick wins que vous viseriez sur les 90 premiers jours ?
- Comment gérez-vous une mauvaise adoption côté équipes internes ?
- Pouvez-vous me montrer un exemple anonymisé de dashboard HubSpot que vous avez mis en place ?
- Que se passe-t-il si nous voulons réduire ou arrêter la collaboration après 6 mois ? Y a-t-il une dépendance forte à votre équipe ?
Les réponses vous permettront de voir si l’agence est à l’aise dans le concret, ou si elle reste dans les généralités rassurantes.
Votre rôle pour faire de l’agence un vrai partenaire inbound
Dernier point, souvent oublié : même la meilleure agence HubSpot ne peut pas réussir seule. De votre côté, vous devrez :
- Désigner un pilote de projet interne avec du temps dédié et un réel pouvoir de décision.
- Impliquer tôt les équipes clés (marketing, sales, parfois support et finance) pour éviter l’effet « projet tombé du ciel ».
- Partager vos données : chiffres de conversion, temps de cycle, résultats de campagnes, retours terrain… plus l’agence a de matière, plus elle est pertinente.
- Prioriser : tout faire en même temps est le meilleur moyen de ne rien bien faire. Concentrez-vous sur 2 ou 3 objectifs prioritaires.
- Accepter l’itération : un bon projet HubSpot vit, s’améliore, se corrige. L’important n’est pas d’avoir la perfection au jour 1, mais un système qui progresse mois après mois.
En abordant le choix de votre agence HubSpot comme un recrutement stratégique plutôt qu’un simple achat de prestation, vous maximisez vos chances de transformer un projet outil en véritable levier de croissance.
Au final, posez-vous cette question après chaque échange avec une agence : « Ai-je l’impression qu’ils comprennent mon business, mes priorités et mes contraintes mieux qu’au début de la conversation ? » Si la réponse est oui, vous êtes probablement sur la bonne voie.